L’arrivée du numérique a bouleversé l’organisation des entreprises : un photocopieur multifonction permet aujourd’hui de réaliser des économies non négligeables qu’il s’agit d’étudier.
Le photocopieur multifonction pour des économies de place et de temps
Les photocopieurs multifonctions peuvent désormais remplacer tous les équipements présents dans un bureau classique : imprimantes, télécopieurs, scanneurs, photocopieurs. A l’heure des économies drastiques sur les frais généraux, les entreprises se tournent désormais vers des solutions technologiques modernes. Avec Internet, par exemple, le recours au télétravail s’est démocratisé dans le but d’assouplir les conditions de travail et de les rendre plus flexibles ou simplement pour diminuer la taille des locaux et réaliser des économies sur l’espace physique de l’entreprise.
Dans cet esprit de gestion plus efficace de son espace, un photocopieur multifonction abolit les machines individuelles et centralise les besoins au sein d’un même endroit pour gagner du temps. Avec les e-mails et le transfert de données numérique, les copieurs fax peuvent paraître obsolètes ; seulement, la télécopie est encore très couramment utilisée dans les entreprises. Il convient donc d’opter pour un appareil intégrant cette fonction parmi les autres.
Avec un photocopieur multifonction, vous économiserez également de l’argent en investissant sur une seule et unique machine, car elle remplacera jusqu’à quatre périphériques à la fois.
Quelques astuces pour réduire les coûts avec un photocopieur multifonction
Au-delà des considérations de temps et d’espaces, vous pouvez également réaliser des économies de fonctionnement en adoptant directement les bonnes attitudes d’utilisation du photocopieur:
Utiliser la fonction réduction de votre photocopieur multifonction. Cette astuce permet d’imprimer une seule feuille au lieu de deux. Un document de deux pages pourra être ainsi disposé côte à côte sur une seule feuille A4 (sous réserve de conserver une bonne lisibilité).- Utiliser le recto-verso. Si votre copieur multifonction est doté de la fonction recto-verso, il faut en abuser car si ce geste quotidien est suivi par l’ensemble des employés d’une entreprise, son effet sera déterminant en termes d’économie de papier.
- Recourir à la fonction veille. Le mode « économie d’énergie » du photocopieur multifonction doit être enclenché après chaque utilisation et à la fin d’une journée de travail si vous désirez économiser 15% de l’énergie consommée par l’appareil.
- Regrouper les photocopies. Comme l’appareil multifonction doit chauffer et se refroidir à chaque utilisation, il est primordial de regrouper l’impression de plusieurs documents en même temps. Ce geste vous permettra d’économiser la moitié de l’énergie nécessaire au chauffage de la machine.
- Dématérialiser. Paradoxalement, les photocopieurs multifonction modernes prônent la réduction du gaspillage et des impressions. Par exemple, leur fonction « scan to mail » évite le format papier et convertit le document en fichier numérique, qu’elles retransmettent ensuite par email aux personnes choisies.
- Gérer l’encre. Pour vos tirages personnels, il s’agit de penser à réduire la qualité d’impression pour baisser la consommation d’encre. Aujourd’hui, sachez également qu’il existe des solutions pour remplir votre cartouche vide : un procédé économique et écologique.
Les économies de coûts, de temps et de place conduisent tout naturellement vers l’achat d’un photocopieur multifonction. En adoptant une attitude citoyenne, vous pourrez également ajouter à cette liste d’avantages, un impact écologique positif ; mais ce dernier point relève d’un comportement humain, et non seulement des qualités d’une machine.