Face à l’abondance de produits sur le marché de l’impression, comment choisir votre appareil ? Il s’agit dans un premier temps de faire le point sur les besoins réels de l’entreprise et de veiller à certains critères importants. Petit guide de l’imprimante multifonction.
Définir ses besoins avant de choisir une imprimante multifonction
Depuis quelques années, l’imprimante multifonction est l’une des machines les plus importantes de l’entreprise, que vous soyez une petite, moyenne ou grande structure. De même, quel que soit le secteur, il existe toujours des documents à copier ou des lettres à dupliquer.
L’achat d’une imprimante multifonction est aujourd’hui la solution préférée des entreprises car ils peuvent exécuter de nombreuses tâches et s’adaptent parfaitement à une forte utilisation. Dans le cadre d’un équipement professionnel, il est recommandé de choisir une machine pluridisciplinaire surtout si votre entreprise dispose d’un réseau.
Au-delà du coût initial de l’imprimante multifonction, une offre bas de gamme cache souvent des inconvénients comme des consommables chers ou encore une vitesse d’impression limitée qui pourrait entraîner de nombreuses déconvenues professionnelles. L’acquisition d’une imprimante multitâche nécessite un minimum de budget pour qu’elle puisse avoir une durée de vie adaptée à son utilisation.
Les questions de base pour une imprimante multifonction
- Analogique ou numérique
Même si la technologie actuelle s’oriente vers le « tout numérique », il existe des marques qui proposent encore des produits analogiques. Alors que les solutions numériques scannent le document pour le restituer en un ou plusieurs exemplaires, le procédé analogique prend une photo du document pour le photocopier ensuite, autant de fois qu’il est nécessaire.
L’intérêt d’opter pour un une imprimante multifonction analogique se situe surtout au niveau du prix : il est de 5 à 25% moins cher que la gamme numérique. Naturellement, il est également plus facile à installer car il ne requiert aucune intervention extérieure. Cependant, les restitutions des documents sont moins sophistiquées et le mode numérique permet d’avoir des machines multifonctions : imprimante, scanner et fax.
- Noir et blanc ou couleur
Le recours à une imprimante multifonction qui réalise des copies en couleur ou non dépend essentiellement du besoin de l’entreprise. Par exemple, si cette dernière évolue dans le milieu de la communication ou si elle imprime beaucoup de support de promotion ou de publicité, il paraît difficile d’opter pour une machine qui produit uniquement du noir et blanc…
Sur ce critère là, le prix est l’élément qui fait la différence : un appareil multifonction couleur coûte trois fois le prix d’un appareil en noir et blanc.
Les autres critères dans le choix d’un multifonction
Parmi les autres critères clés à regarder :
- La capacité : après avoir correctement évalué vos besoins, vous pourrez choisir votre imprimante multifonction. Elle doit être le reflet de votre utilisation réelle : un appareil de grande capacité pour un besoin limité à quelques documents par jour est une perte d’argent.
- Les cartouches : elles représentent une part non négligeable du budget impression. Autant que l’achat de l’imprimante multifonction, elles doivent retenir toute votre attention. Pour une machine couleur, il est préférable de choisir un modèle avec des cartouches séparées car vous n’avez pas forcément la même utilisation de toutes les couleurs. Or, si elles sont en bloc, vous devrez tout changer en même temps et gaspiller.
Ces quelques critères constituent les éléments de base qu’il faut établir avant tout achat. N’hésitez pas à demander des conseils et un devis pour votre imprimante professionnelle multifonction !