Achat de photocopieur : pour bien choisir

Depuis que le premier photocopieur fut commercialisé par Xerox en 1959, ce marché n’a cessé d’évoluer. Les photocopieurs ont envahit tous les bureaux, se déclinent en d’innombrables modèles et se plient désormais aux exigences environnementales. Pour un appareil d’impression basé sur un procédé – l’électrophotographie – que Kodak considérait sans avenir, la performance est remarquable.

Mais devant toute la profusion du marché, comment réussir son achat de photocopieur ?

Résolution, vitesse et couleur : critères pour l’achat de photocopieur

La résolution, la vitesse d’impression et le choix de la couleur augmentent la qualité des documents d’entreprise. Voici quelques points techniques pour éclairer votre choix lors de l’achat du photocopieur :

  • La résolution se calcule en dpi (Dots Per Inch) ou, en français, PPP (Point par Pouce). La résolution moyenne d’un copieur se situe à 400 dpi.
  • Un ratio permet de juger la vitesse d’impression d’un photocopieur. Celui-ci se mesure en copies par minutes (cpm).

La vitesse d’impression se situe entre 15 cpm et 150cpm. Pour une PME, l’achat d’un photocopieur avec une vitesse comprise entre 35 et 45 cpm sera suffisante.

  • Un photocopieur couleur est en général 3 fois plus cher qu’une machine à impression noir et blanc.
  • L’impression d’une page en noir et blanc est en moyenne plus rapide qu’une impression couleur.

Achat de photocopieur analogique ou numérique ?

A savoir Autres critères à prendre en compte
Le nombre de formats papier, le temps de préchauffage, la mémoire et la vitesse du modem sont à considérer lors de l’achat du photocopieur

Un photocopieur numérique donne des copies de meilleure résolution et propose une sophistication des travaux qu’un modèle analogique ne peut fournir. Le numérique demandera cependant une intervention professionnelle si une connexion réseau est souhaitée.

L’analogique est, quant à lui, plus facile d’usage avec un panel de fonctionnalités moins fourni. Ces modèles sont cependant adaptés à une utilisation plus personnelle et nomade. Le véritable avantage réside donc dans son prix.

En effet, pour l’achat de photocopieurs d’entrée de gamme, les analogiques sont en moyenne 35% moins chers que les numériques. Le haut de gamme marque une différence encore plus prononcée ; un photocopieur numérique pouvant atteindre plus de 3 fois le prix d’un modèle analogique.

Eléments clés : le prix des consommables

A savoir Astuces
Estimez votre volume mensuel moyen de papier en relevant le compteur de votre ancien photocopieur. Cela vous permettra de calculer votre budget « consommables » et de choisir quel prestataire propose le meilleur coût pour vos besoins annuels en documents papier.

Le prix des consommables est à prendre en compte dans votre budget annuel lors de l’achat du photocopieur. Les rames de papier,  toner, cartouches d’encre et autres têtes d’impression en sont les éléments principaux. Le toner par exemple peut subir des variations de prix en fonction de la marque à laquelle il est associé. Ainsi, une cartouche de toner peut osciller de 0,30 à 1 (voire 3,80 euros) HT pour 100 pages. Soit du simple au triple. Intégrez donc ce paramètre dans votre achat de photocopieur.

Choisissez un photocopieur adapté à vos usages de communication

A savoir 4 étapes pour réussir l’achat de votre photocopieur
  • Faîtes l’inventaire de votre équipement d’impression.
  • Sondez les usages de vos employés ou collaborateurs en termes de communication.
  • Estimez le ratio Document papier/Document numérique sur une période donnée (mois, trimestre ou année)
  • Choisissez la photocopieuse la plus adaptée techniquement aux besoins papier et aux usages communicationnels de votre entreprise

Les photocopieurs modernes sont des machines multifonctions adaptées aux échanges dématérialisés. Pour réussir l’achat d’un photocopieur, il s’agit de voir plus loin que le prix et la gestion des consommables. Il faut désormais connaitre vos besoins en traitement documentaire.

Alors avant de choisir une solution d’impression, voici les quelques questions que vous devez vous poser pour l’achat de votre photocopieur : Comment vos employés utilisent l’ancien photocopieur ? Quel type de documents échangent-ils ? Sont-ils sensibles aux nouvelles technologies pour la présentation de documents (tablettes, Smartphones, outils de partage en ligne…)?